INFORMATIONEN ZUR VERWENDUNG IHRER DATEN

(Informationspflicht gem. EU-DSGVO)
Stand: Mai 2018

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die BFquadrat Immobilienmanagement GmbH und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

(1) Verantwortlicher

Die BFquadrat Immobilienmanagement GmbH ist die Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer Daten.
Geschäftsführer Dirk Fischer
Fritz-Peters-Str. 28-30
47447 Moers
02841 949 62 85

(2) Datenschutzbeauftragter

Dirk Fischer
Fritz-Peters-Str. 28-30
47447 Moers
02841 949 62 85

(3) Begriffsbestimmung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Diese werden von der DSGVO in verschiedene Kategorien der Schutzbedürftigkeit unterteilt. Personenbezogene Daten sind z.B.: Namen, Anschrift, Telefonnummer, Email-Adresse, Geburtsort, Alter, Kennnummern, Bankdaten, Online-Daten (IP, Standort), physische Merkmale, Kundendaten uvm. Als besonders schutzbedürftige Daten gelten hingegen die besonderen Kategorien personenbezogener Daten, welche u.a. die ethnische oder rassische Herkunft, politische Gesinnung, sexuelle Orientierung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Angaben zur Gesundheit oder die religiöse oder philosophische Überzeugung umfassen. Diese sog. „sensiblen personenbezogenen Daten“ werden i.d.R. nicht von unserem Unternehmen verarbeitet.

(4) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu den folgenden Zwecken. Zur Erreichung der ordnungsgemäßen Verwaltung, der Vermietung und Verpachtung und dem Verkauf von Immobilien, ist kein milderes Mittel ersichtlich, welches Ihre Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten weniger stark beeinträchtigt.

Wohnungseigentumsverwaltung

Rechtsgrundlage: Vertrag, Wohnungseigentumsgesetz (WEG)

Zwecke: Wahrung der rechtlichen und finanziellen Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft und der Eigentümer.

Führen der Eigentümerliste, Kontoführung, Buchungsvorgänge, Forderungsmanagement, Instandhaltungs- und Baumanagement, Beauftragung von Handwerkern u. Dienstleistern, Kommunikation mit Auftragnehmern aller Art, Führen der Beschlusssammlung, Erfassung und Abrechnung von Heiz- und Wasserkosten, Erstellung Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan, Nutzung eines Onlinekundenportals, Beauftragung und Begleitung von Prüfungen (z.B. Legionellen), sämtliche Korrespondenz und Kommunikation mit

Mietern/Eigentümern/Behörden/Handwerker/Dienstleistern/Sonstigen, Anberaumen und Abschluss von Verwalterverträgen, Einladung- und Durchführung von Eigentümerversammlungen, Beglaubigung der Niederschrift als Bestellungsnachweis,

Mietverwaltung

Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, Heizkostenverordnung, BGB, Meldegesetze

Zwecke: Anbahnung und Durchführung von Mietvertragsabschlüssen, Interessentenverwaltung, Kontoführung, Bonitätsprüfungen, Buchungsvorgänge, Forderungsmanagement, Kautionsmanagement, Terminvereinbarungen, Nutzung eines Onlinekundenportals, sämtliche Korrespondenz und Kommunikation mit Mietern/Eigentümern/Behörden/Handwerker/Dienstleistern/Sonstigen, Instandhaltungs- und Baumanagement, Beauftragung von Handwerkern u. Dienstleistern, Beauftragung und Begleitung von Prüfungen (z.B. Legionellen), Erfassung und Abrechnung der Heiz- und Wasserkosten, Erstellung der Betriebskostenabrechnung, Führung des Mietkontos, Abnahme- und Übergabe von Wohnungen oder Gewerbeeinheiten, Sonstige Verwaltungstätigkeiten,

Sondereigentumsverwaltung

Rechtsgrundlage: Vertrag, Wohnungseigentumsgesetz (WEG), Heizkostenverordnung, BGB, Meldegesetze

Zwecke: Anbahnung und Durchführung von Mietvertragsabschlüssen, Interessentenverwaltung, Kontoführung, Bonitätsprüfungen, Buchungsvorgänge, Forderungsmanagement, Kautionsmanagement, Terminvereinbarungen, Nutzung eines Onlinekundenportals, sämtliche Korrespondenz und Kommunikation mit Mietern/Eigentümern/Behörden/Handwerker/Dienstleistern/Sonstigen, Instandhaltungs- und Baumanagement, Beauftragung von Handwerkern u. Dienstleistern, Erfassung und Abrechnung der Heiz- und Wasserkosten, Erstellung der Betriebskostenabrechnung, Führung des Mietkontos, Abnahme- und Übergabe von Wohnungen oder Gewerbeeinheiten, Sonstige Verwaltungstätigkeiten,

Vermittlung von Immobilien und Grundstücken

Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, MaBV, Geldwäschegesetz

Zwecke: Vermittlung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, Interessentenverwaltung, Terminvereinbarungen für Wohnungsbesichtigungen, Bonitätsauskünfte, Abschluss von Miet –, Pacht- und Kaufverträgen, Abnahme- und Übergabe von Wohnungen oder Gewerbeeinheiten, Rechnungsstellung

Innenverhältnis

Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, EStG, Sozialgesetzbücher, Betriebsverfassungsgesetz:

Zwecke: Abschluss, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen

Ihre Daten verarbeiten wir des Weiteren, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren (Art. 6 Abs. 1 f. DSGVO). Dies kann insbesondere erforderlich sein:

Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs einschließlich Tests und Funktionsüberprüfungen

Zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Prozessen, Dienstleistungen und Produkten
Zur internen Erhebung und Auswertung von Statistiken
Aufarbeitung von Statistiken zum Zwecke der Visualisierung für interne und externe Stellen mit berechtigtem Interesse
Die ggf. erfolgende Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage (z. B. Steuer- oder Sozialversicherungsgesetze). Eine Nichtbereitstellung würde einen Gesetzesverstoß darstellen, der nach den entsprechenden Gesetzen sanktioniert werden kann. Die Bereitstellung Ihrer Daten an Rechtsanwälte zur Wahrung rechtlicher Interessen und zur Durchführung gerichtlicher Verfahren erfolgt auf rechtlicher Grundlage bzw. im berechtigten Interesse des Unternehmens. Ihre Nichtbereitstellung an Rechtsberater würde zu erheblichen rechtlichen Nachteilen für unser Unternehmen führen und ist daher nicht hinnehmbar.

(5) Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen Daten mitgeteilt werden können

Die BFquadrat Immobilienmanagement GmbH und IBH Immobilien GmbH gibt Ihre personenbezogenen Daten intern an sämtliche Stellen mit Verarbeitungstätigkeiten weiter, welche für die Erfüllung unserer Vertragsverpflichtungen notwendig sind. Darüber hinaus werden Ihre Daten ggf. an folgende externe Empfänger weitergegeben:

Handwerker, Architekten, Planungsbüros (Terminabsprachen, Instandhaltung, Modernisierung, Reparaturmaßnahmen), Messdienstunternehmen, Energieversorgungsunternehmen, IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen (z.B. externe IT Administration etc.), Online-Kundenportal, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater, Rechtsanwälte (Rechtsstreit, Inkasso, Räumung), Gerichte, Banken, Inkasso-Unternehmen, Auskunfteien, Mietinteressenten (Folgevermietung), Gemeinden (für Sozialwohnungen/WBS) sowie Ämter z.B. Sozialamt, Finanzamt, Arge/Jobcenter, Einwohnermeldeamt), Bundeszentralamt für Steuern

Eine Datenübermittlung an Drittstaaten, also an Empfänger außerhalb der EU, ist nicht vorgesehen.

6) Regelfristen für die Löschung der Daten (Speicherdauer)

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald Sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen oder unseren Kunden geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei bis dreißig Jahre). Zudem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Entsprechende Nachweise oder Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Daten aufgrund von Vertragsanbahnungen werden gelöscht, wenn es nicht zu einem Vertragsabschluss kommt und gesetzliche Aufbewahrungs- bzw. Nachweisfristen der Löschung nicht entgegenstehen. Bewerbungsunterlagen werden zeitnah nach Ablauf der Nachweisfristen des AGG gelöscht. Die Personalakte wird während der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses geführt. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden die Personalakten im Interesse des Arbeitnehmers über die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten hinaus bis zum Erreichen des gesetzlichen Renteneintrittsalters des ausgeschiedenen Mitarbeiters vorgehalten (Nachweis Beschäftigungszeiten, Betriebsrentenansprüche).

7) Betroffenenrechte

Sollten Sie Anfragen bzgl. der Wahrung und Umsetzung Ihrer Rechte haben, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten unter:

Datenschutz(at)bfquadrat.de

Auskunftsrechte (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht auf eine Bestätigung des Auftragsverarbeiters, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Berichtigungs- und Vervollständigungsrechte (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung- und Vervollständigung personenbezogener Daten verlangen.

Löschungsrechte (Art. 17 DSGVO)

Sind Daten für die Verfolgung des ursprünglichen Verarbeitungszwecks nicht mehr erforderlich, oder wurde die Einwilligung widerrufen, können Sie die Löschung dieser Daten verlangen. Sollten dem jedoch z.B. Aufbewahrungspflichten gegenüberstehen, ist die gesetzliche Verpflichtung vorrangig.

Einschränkung der Nutzung der Daten (Art. 18 DSGVO)

Sie haben ggf. das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, sofern die entsprechenden Voraussetzungen gem. Art 18. Abs. 1 gegeben sind.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben ggf. Anspruch auf eine Kopie der Sie betreffenden personenbezogenen Daten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Gegen eine Verarbeitung, die im öffentlichen oder im berechtigten Interesse des verantwortlichen liegt, können Sie Widerspruch erheben.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Ihre Rechte verstößt.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Erfolgt die Speicherung Ihrer Daten aufgrund Ihrer Einwilligung, können Sie die Einwilligung widerrufen. Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt i. d. R. auf vertraglicher Grundlage bzw. aufgrund einer Vertragsanbahnung. In solchen Fällen ist der Widerruf einer Einwilligung nicht möglich.

8) Beschwerden
richten Sie bitte an die Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211 38424 0
Fax: 0211 38424 10
E-Mail: poststelle[at]ldi.nrw.de
https://www.ldi.nrw.de/